föreningskunskap

Arbetsuppgifter i styrelsen.

Ordförandens uppgifter

Ordförande samordnar styrelsens arbete. Exempel på detta kan vara:

Är mötesledare vid styrelsemötena.

Ser till att de beslut som föreningen har fattat genomförs.

Är ofta föreningens firmatecknare.

Godkänner föreningens inbetalningar och utbetalningar.

Vice ordförandens uppgifter

Sköter ordförandens uppgifter när han eller hon inte själv kan närvara. I en del föreningar

delar ordförande och vice ordförande de uppgifter som ordförande brukar ha.

Sekreterarens uppgift

Har hand om föreningens post.

Skriver styrelsens protokoll.

Har hand om föreningens arkiv.

Ansvarar tillsammans med ordförande för att medlemmarna kallas till olika möten.

Kassörens uppgift

Ansvarar för föreningens ekonomi.

Sköter föreningens inbetalningar och utbetalningar.

Ansvarar tillsammans med ordförande för att föreningens ansökningar om bidrag lämnas in i

tid till rätt myndighet.

Ansvarar för föreningens bokföring. Skattedokumenten  lämnas in i tid.

Sköter föreningens medlemsregister.

Rapporterar regelbundet till styrelsen om föreningens ekonomiska situation.

De sakansvarigas uppgifter

De sakansvariga styrelseledamöterna har ansvar för var sitt verksamhetsområde (sakområde).

Starta verksamhet inom sina sakområden.

Förbereda ärenden som rör deras sakområden och berätta om dem (föredra dem) innan styrelsen eller ett föreningsmöte fattar beslut.

Årsmötet

– ett viktigt möte Föreningens årsmöte är föreningens högsta beslutande organ. Föreningen ska hålla årsmöte varje år enligt föreningens stadgar. Det är på årsmötet som medlemmarna har möjlighet att uttrycka åsikter om hur styrelsen har skött sitt uppdrag. Medlemmarna väljer även personer till styrelse och andra förtroendevalda.

Ett attraktivt årsmöte I avsaknad av motioner och diskussioner kan årsmötet bli ett möte för få. Det är viktigt att göra årsmötena attraktiva, så att många medlemmar kommer och säger sin mening. Ett förslag till attraktiva möten kan vara att i anslutning till årsmötet förlägga lättsam utbildning, föredrag i något ämne som är intressant för verksamheten och medlemmarna.

Exempel på ett korrekt årsmöte är när:

• alla medlemmar kallas och har samma rätt att delta
• alla medlemmar har möjlighet att utöva inflytande
• alla närvarande vet exakt vad som händer
• alla förslag behandlas demokratiskt

INFÖR ÅRSMÖTET

Årsmöteshandlingar – Styrelsens arbete Innan årsmötet ska alla medlemmar bli kallade enligt föreningens stadgar. Tid och plats för årsmötet skall finnas med på kallelsen. På dagordningen redovisas vilka frågor som kommer att tas upp på årsmötet och i vilken ordning de kommer att behandlas.

Alla måste få en chans att förbereda sig inför årsmötet. Dagordning för årsmötet finns i stadgarna.

Årsmöten skall genomföras stadgeenligt korrekt och i en demokratisk ordning.

Det finns en hel del att tänka på inför, under och efter årsmötet!

 Samtliga årsmöteshandlingar ska finnas tillgängliga för medlemmarna en viss tid innan årsmötet och detta styrs av stadgarna.

• Verksamhetsberättelsen beskriver föreningens verksamhet under det gångna verksamhetsåret.
• Resultaträkningen visar vilka intäkter och kostnader som föreningen haft under gångna verksamhetsåret.
• Balansräkningen visar föreningens tillgångar och skulder.
• I verksamhetsplanen presenteras föreningens verksamhet för det innevarande eller kommande året.
• Budgeten presenterar den ekonomiska planen under det innevarande eller kommande året.

Skriva motioner och propositioner

Medlemmarna och styrelsen lämnar förslag till årsmötet. Medlemmarnas förslag kallas motioner och styrelsens förslag kallas propositioner. Alla medlemmar har rätt att skriva motioner. En motion kan handla om vad som helst som rör föreningen eller dess verksamhet.

Tänk på att varje motion bara ska ta upp ett ämne eller förslag och avslutas med en eller flera att-satser. Att-satserna innehåller det man vill att årsmötet ska besluta.

Motioner och propositioner diskuteras på årsmötet som tar beslut i frågan.

Se exempel att skriva en motion. Klicka här…

Revisorernas arbete

Revisorerna granskar föreningens verksamhet och ekonomi. I revisionsberättelsen skall det framgå vad revisorerna granskat samt om revisorerna anser att styrelsens medlemmar arbetat för eller emot stadgarna.

Det är årsmötet som beslutar om styrelsens ansvarsfrihet.  Ideella föreningar behöver sällan anlita auktoriserad revisor.

Valberedningens arbete

Valberedningen har förra årsmötets uppdrag att föreslå personer till förtroendevalda t.ex. styrelse och revisorer till årsmötet. Men det är årsmötet som väljer. Valberedningen skall informera medlemmarna om sista datum för nominering.

Alla medlemmar har rätt att föreslå kandidater till valberedningen och även direkt på årsmötet. Inför årsmötet ska de personer som blivit nominerade bli tillfrågade om de är beredda att kandidera. Valberedningen väljs av årsmötet.

UNDER ÅRSMÖTET

Årsmötet ska ha en mötesordförande, mötessekreterare, justeringsmän och rösträknare som alla väljs i början av mötet. En del föreningar har mötesordförande som inte är föreningens ordförande.

Det är viktigt att alla kan följa med i vad som sägs på mötet och att alla som vill får komma till tals. Om ni är många kan det vara klokt att upprätta en talarlista. Det finns många regler för hur man genomför ett demokratiskt möte, men tänk på att inte göra det svårare än nödvändigt. Många är rädda för att begära ordet, det är naturligt. För de flesta hjälper det nog bara med att öva. Om du begär ordet är det några saker du bör tänka på, såsom att prata enkelt och tala om vad du tycker. Särskilt viktigt är det förstås att ditt förslag är lätt att uppfatta. Därför bör du tänka igenom exakt vad du vill att mötet ska besluta. Avsluta därför klart och tydligt ditt inlägg med att säga: – Därför tycker jag att vi ska besluta att… Då blir det enklare för åhörarna att uppfatta vad du egentligen vill och för mötesordföranden att se till att förslaget prövas av mötet.

 Mötesordförande har en nyckelroll. Det är ordförande som ser till att mötet verkligen fattar de beslut som behövs, att alla får komma till tals, att diskussionen inte spårar ur etc.

Mötesordförande ska också se till att alla förslag blir demokratiskt behandlade. Något att tänka på är att mötesordförande inte bör delta i debatten utan istället leda den. Därför är det lämpligt att låta någon annan än föreningens ordförande agera som ordförande på årsmötet. Mötessekreteraren har också en nyckelroll. Det är sekreteraren som ansvarar för att skriva protokollet. Vad som alltid bör finnas med i ett protokoll är:

• datum, plats, antal närvarande samt antal röstberättigande
• de olika förslagen och av vem de ställts i diskussionen
• hur beslutet gick till, exempelvis om det var omröstning
• själva beslutet och eventuellt om någon reserverade sig

Justeringsmän skall väljas. Deras uppgift är att granska och justera protokollet och se till att sekreteraren fått med allt väsentligt. Rösträknare skall utses. Deras uppgift är att räkna rösterna om det blir omröstning.

 EFTER ÅRSMÖTET

Efter årsmötet finns det en hel del arbete kvar att göra. Mötessekreteraren renskriver protokollet som sedan justeras av ordförande samt av justeringsmännen.

 Konstituerande möte

I stadgarna ska det framgå vilka poster som ska väljas av årsmötet. Det är vanligt att årsmötet väljer vem som ska bli ordförande och sedan ett antal övriga ledamöter. Styrelsen fördelar efter årsmötet de andra posterna mellan de ledamöter som blivit valda. Detta görs då på ett konstituerande möte. Det konstituerande mötet ska hållas ganska snart efter årsmötet. På detta möte är det också lämpligt att välja vem som ska teckna föreningens firma, om detta inte gjorts av årsmötet. Vanligtvis är det kassören och ordförande som är firmatecknare. Protokollet från det konstituerande mötet ska sedan renskrivas och justeras.