Hem › Förbundsårsstämman 2023

Förbundsårsstämman 2023

Kallelse & Föredragningslista

Styrelsen för Western Riders Association of Sweden kallar härmed till förbundsårsstämma, verksamhetsåret 2022-01-01 – 2022-12-31. Tid: Lördagen den 29 april 2023. kl.14:00.

I år håller vi årsstämman som ett hybridmöte. För er som vill närvara på plats har vi bokat konferenslokal på hotell Best Western. För er som vill närvara digitalt kopplar vi upp en Teamslänk.

WRAS svarar för möteskostnader under stämman och berörd förening svarar för rese- och logikostnader samt eventuellt arvode för sina ombud.

Plats: Best Western, Nygatan 8, 803 20 Gävle. Se länk: google maps.

Anmäl deltagande till årsstämman via e-post styrelse@wras.se. Senast tisdagen den 25 april 2023.

Varmt välkomna

 WRAS Förbundsstyrelse

Föredragningslista (Dagordning)

Årsstämmans öppnande

  1. Upprop samt fastställande av röstlängd för mötet på grundval av den utav förbundsstyrelsen upprättade röstlängden.
  2. Fastställande av föredragningslista för mötet.
  3. Beslut om mötets behöriga utlysande.
  4. Val av ordförande för mötet.
  5. Anmälan av styrelsens val av sekreterare för mötet
  6. Val av två protokolljusterare att jämte mötesordföranden justera mötets protokoll samt två personer att fungera som rösträknare.
  7. Behandling av verksamhets- och förvaltningsberättelse:
  • Förbundsstyrelsens verksamhetsberättelse för föregående verksamhetsår
  • Förbundsstyrelsens förvaltningsberättelse för föregående verksamhetsår
  • Revisorernas berättelse för samma tid
  • Beslut om godkännande av verksamhetsberättelse och förvaltningsberättelse
  1. Beslut om ansvarsfrihet för förbundsstyrelsens förvaltning.
  2. Behandling av styrelsens förslag och av motioner i den ordning som sägs i Kap 3, 4 §.
  3. Fastställande av föreningarnas årsavgift till förbundet.
  4. Val av förbundsordförande för en tid av två år. Ordförande samt kassör väljs på mandattider som ska överlappa varandra.
  5. Val av antal ledamöter som förbundsstyrelsen föreslår, med hänsyn till styrelsearbetets uppläggning.
  6. Val av två revisorer och två suppleanter med uppgift att granska verksamhet, räkenskaper och förvaltning inom förbundet för en mandattid av ett år.
  7. Val av disciplinnämnd, som ska bestå av fem ledamöter, varav en sammankallande, för en mandattid av två år.
  8. Val av valberedning, som ska bestå av fem ledamöter varav en sammankallande. Mandattid två år. Väljs på mandattider som överlappar varandra.
  9. Valberedningens föreslående av regionala koordinatorer.

Stämmans avslutande.

Även i år använder oss av ett hybridmöte.

– Styrelsen i respektive WRAS förening anmäler vem från föreningen som är ombud på stämman genom att skicka in en fullmakt.
– I anmälan anges WRAS förening, namn och e-post adress på ombudet som ska deltaga.
– Teams kallelse med länk skickas dagarna innan till anmält ombud.
– När ombudets namn och förening läses upp vid stämmans öppnade bekräftar sig ombudet med namn och förening.

För att vi i styrelsen ska kunna förbereda oss till årsstämman samt skicka ut Teamslänk till anmälda ombud vill vi ha in anmälningar för ombuden senast tisdagen den 25 april 2023. Till sekreteraren WRAS Patrik Swahn. mejl: sekreterare@wras.se eller mejl: styrelse@wras.se

Här kan du läsa och ladda ned de dokument som ingår i förbundsstämman.

Kort information om förbundsstämman enligt förbundsstadgarna.

Förbundsstämman består av ombud från WRAS anslutna föreningar. Ombud får inte företräda mer än en förening och får inte vara ledamot av förbundsstyrelsen. Ombud ska medföra fullmakt från sin förening angivande ombudets rätt att rösta.
Ett ombud kan även ha fullmakt för den andra rösträtten i sin förening.
Vid förbundsstämman har varje WRAS ansluten förening högst två rösträtter.

Så här genomför din förening ett digitalt årsmöte.

Föreningsstadgarna i sin nuvarande omfattning är inte anpassade för digitala årsmöten. Men i och med den kris vi har i samhället  har det varit svårt och är svårt att genomföra årsmöten fysiskt.  Däremot står det inget i stadgarna att det är förbjudet.
 
Om man läser första stycket i WRAS föreningsstadgar under  3 KAP Föreningsstämma 1 § 
Tidpunkt och kallelse Föreningsstämman som är föreningens högsta beslutade organ, hålls varje år senast fem (5) veckor före WRAS förbundsstämma, på dag och plats som föreningsstyrelsen bestämmer.
 
Så har även RF tolkat föreningsstadgarna. Se länk RF: Digitala årsmöten – Riksidrottsförbundet (rf.se)
 
Vi i förbundsstyrelsen anser att det är möjligt för föreningsstyrelsen att själv besluta om formen av årsmöte.
 
Kortfattat bör man tänka på:
  • Noggrannare förberedelser och att mötet tar längre tid..
  • Skicka ut handlingarna inför mötet i god tid och lägg ut det på hemsidan
  • Var tydlig i kallelsen hur mötet kommer att genomföras och sista dag för anmälan till mötet. För röstlängden.
  • I kallelsen var tydlig med vilka verktyg som kommer att användas.
  • Var noga med att bocka av de som är med på mötet med förnamn och efternamn samt koll av medlemsavgift.
  • Kolla upp de som inte kan deltaga digitalt. Alternativa lösningar??
  • Vilka verktyg ska användas för röstning eller votering. (Rekommenderas här Menti). Klicka här för Menti…
  • Håll ett testmöte i god tid innan så alla känner sig säkra på sina roller.
  • Alla roller i mötet ska vara tydliga för de som arrangerar. Planera för ersättare.
  • Att tänka på är att vara tydlig i början på mötet vilka spelregler som gäller. Tex talarlista, begära ordet, chatten, tekniska frågor, pauser etc etc.
Förbundsstyrelsen rekommenderar Teams för digitala möten eftersom det är ett bra verktyg att moderera ett möte med. Tex verktyg för handuppräckning. Chatt.
 
Ha kontakt med era regionala koordinatorer som kommer att stötta er.

Ett digitalt årsmöte kräver lite andra förberedelser än ett fysiskt möte och behöver förberedas i god tid, precis som ett vanligt årsmöte. Här är några tips kring hur ni kan genomföra ett digitalt årsmöte i er förening.

Så förbereder du dig inför ett digitalt årsmöte

  1. Gå igenom föredragningslistan för att se vilka frågor som årsmötet behöver besluta om. Förbered noga hur varje punkt ska genomföras. Om ni tror att det kommer att bli mycket diskussioner eller voteringar, är det extra viktigt att det är tydligt hur man begär ordet och hur omröstningar sker.
  2. Se vilka handlingar som kan skickas ut till medlemmarna i förväg. Finns det frågor som medlemmarna kan förbereda förutom att läsa årsmöteshandlingarna, till exempel förslag på justeringspersoner eller valberedning? Om ni skickar ut handlingarna digitalt, lägg dem då gärna i ett gemensamt dokument så blir det lättare att hålla reda på under mötet.
  3. Kalla alla medlemmar i god tid och berätta tydligt hur ni kommer att genomföra årsmötet. Om stadgarna tillåter det kan det vara bra att ha anmälan till årsmötet, för att lättare fastställa röstlängden (vilka som har rätt att rösta).
  4. I kallelsen, beskriv det eller de verktyg ni ska använda och ha gärna ett möte i förväg där deltagarna kan testa tekniken. Vilka alternativa lösningar finns det för dem som inte kan delta digitalt – kan de till exempel delta genom telefon?
  5. Tänk på att alla som deltar på mötet ska ange sitt för- och efternamn så att det är synligt när de loggar in på mötet.

Inför ett digitalt årsmöte ska du också bestämma dig för:

  • hur årsmötet ska genomföras: helt digitalt eller om några kan vara tillsammans och andra delta digitalt.
  • om presidiet har möjlighet att vara på samma plats eller om de ska sitta på olika ställen.
  • vem som ska hålla i mötet. Kontakta personen i god tid så att ni kan förbereda mötet tillsammans.
  • hur ni upprättar röstlängden. Ska medlemmarna logga in med namn, ska de anmäla sig i förväg, ska de registrera sig i något verktyg?
  • hur ni fördelar ordet och hur ni gör talarlista. En person kan vara ansvarig för chatten eller det verktyg ni använder för att samla in namnen på dem som vill ha ordet.
  • hur ni ska genomföra öppna och slutna omröstningar.
  • hur personval ska genomföras.
  • hur ni tar in yrkanden under mötet. Medlemmarna kan till exempel skriva i chatten eller använda ett verktyg särskilt för det.
  • vem som tar hand om tekniska frågor och kan hjälpa medlemmar som får problem att logga in vid mötet.
  • var ni ska lägga in pauser under mötet. Digitala möten kräver pauser så att medlemmarna kan fokusera.
  • om mötet ska filmas eller inte. Om ni filmar måste ni informera om det. Vad ska filmen användas till?
  • ersättare om den som ansvarar för tekniken får förhinder på årsmötet.

Håll ett testmöte för att testa tekniken

  1. Förbered alla frågor och svarsalternativ som medlemmarna kan välja mellan. Lägg in dem i det system ni har valt för omröstningar. Var beredda på att det även kan komma andra alternativ på mötet.
  2. Håll ett testmöte i god tid så att alla som har en uppgift under årsmötet ska känna sig säkra i sina roller. Testa tekniken och se så att allt fungerar som det ska. På så vis blir det lättare för er vid årsmötet och trevligare för medlemmarna.
  3. Ha en dator där administratören loggar in och en dator med samma vy som deltagarna har.

Det finns flera digitala verktyg att välja mellan

Det är viktigt att ni använder ett eller flera verktyg som möter just er förenings behov. Se till att det digitala verktyget kan hantera så många som ni beräknar bli på årsmötet, gratisversioner har ofta begränsade möjligheter.

Många föreningar har medlemmar som inte är vana vid digitala möten. Använd så enkla verktyg som möjligt så att alla medlemmar kan vara med.

Om din förening inte har något verktyg som ni kan använda, så kan ni höra med ert studieförbund eller er paraplyorganisation. Du kan även höra med föreningssamordnarna inom Helsingborgs stad så kan vi hjälpa till med tips och råd.

Välj de verktyg som möter just er förenings behov.

Tips till dig som håller i mötet

  • Använd headset så att det blir lättare för de andra att höra vad du säger. Du slipper då även rundgång. Här är fem tips från riksorganisationen Hela Sverige ska leva (film på Youtube).
  • Öppna mötet 10-20 minuter innan så att alla är på plats när mötet startar. Om deltagarna ska använda andra verktyg än själva mötesrummet, så be dem logga in där också eller förbereda så att de vet hur de ska göra.
  • Berätta hur mötet kommer att genomföras, hur medlemmarna kan begära ordet, hur man sätter av och på mikrofonen, skriver i chatten och annat som kan vara bra att veta. Ni kan även berätta om hur omröstningar ska ske eller säga att ni tar det när de punkterna kommer.
  • Tänk på att medlemmarna kan ha loggat in på olika sätt – genom dator, telefon eller surfplatta – vilket gör att det ser olika ut var man ska trycka för att till exempel sätta på ljudet.
  • Ta det lugnt under mötet och sätt av ordentligt med tid så att alla hänger med.
  • Ta flera korta pauser.